Mængden
Opkald, mails og beskeder rammer på tværs af afdelinger. Rutinen, altså tidsbestilling, ændringer, åbningstider og status, fylder mest og kan tages med det samme.
Hver henvendelse besvaret.
Hvert svar dokumenteret.
Valiss Manager tager imod på telefon, mail, SMS, chat og sociale medier, døgnet rundt og i jeres tone. Aftaler lander i kalenderen, hver kontakt logges på kunden, og jeres medarbejdere godkender, hvor det giver mening.
Kundedata opbevares i EURoller og sporbarhed indbyggetI ejer selv jeres data
Anvendes iHotellerKundeserviceSoftwarevirksomhederKommuner og borgerserviceRengøring og facilityRestauranterKlinikkerHåndværkere
Henvendelserne stopper ikke, når vagten gør.
Problemet er sjældent viljen. Det er mængden, overleveringen og de timer, hvor ingen sidder ved telefonen.
Overleveringen
Det, én medarbejder hørte i telefonen, forsvinder ved vagtskifte. Med ét kartotek og et referat af hver samtale ser alle det samme.
Dækningen
Aften, weekend og spidsbelastning. Systemet tager imod, booker eller tager besked, så ingen henvendelse ender i tomrum.
Hør en rigtig samtale.
Telefonværten svarer med jeres navn, forstår hvad kunden vil, og gør det. Videoen viser et helt opkald fra første ring til referatet lander hos personalet.
- Booker, ændrer og tager besked i samme samtale
- Skifter sprog efter opkalderen, jeres hovedsprog som fast grund
- Referat og alarm til den ansvarlige, når opkaldet er slut
Ét system. Hele kundens forløb.
Samme motor uanset kanal og afdeling. I vælger, hvad der kører automatisk, og hvad der skal godkendes.
Telefonen bliver taget
Svarer med jeres navn, viden og tone. Booker, ændrer, svarer på spørgsmål og tager besked. Referat af hver samtale til personalet.
Booking og tidsbestilling
Egen bookingside i jeres design, automatisk tildeling af ressourcer, medarbejdere eller lokaler, venteliste og påmindelser. Flere afdelinger i samme konto.
Beskeder på ethvert sprog
Ringer eller skriver en kunde på et sprog, ingen på vagten taler, tager systemet beskeden alligevel og giver den videre på medarbejderens eget sprog.
Kundekartotek med historik
Én profil pr. kunde eller borger: kontakt på tværs af kanaler, noter, præferencer og besøg. Import fra jeres nuværende system, eksport når I vil.
Én indbakke til alle kanaler
Mail, SMS, WhatsApp, Messenger, Instagram og webchat samlet. Færdige svarudkast ud fra jeres viden, godkendt af den ansvarlige med ét klik.
Tilfredshed og anmeldelser
Spørger tilfredse kunder om en anmeldelse på det rigtige tidspunkt og fanger de utilfredse, før de rammer offentligheden. Stemning følges pr. afdeling.
Overblik der kan handles på
Svartider, belægning, udeblivelser, henvendelser pr. kanal og hvad kunderne taler om. Pr. afdeling og samlet, uden regneark.
Kampagner med godkendelse
Nyhedsbreve og information skrevet ud fra jeres eget materiale, sendt til de rigtige modtagere. Intet sendes uden en godkendelse.
Roller, sporbarhed og sikkerhed
Ejer, ledere og personale med hver deres adgang. Audit-log over ændringer, kundedata opbevaret i EU, fuld eksport og sletning.
Passer til den måde, I allerede er organiseret på.
Systemet lægger sig oven på jeres struktur i stedet for at kræve en ny. Nogle bruger én afdeling og to roller. Andre bruger det hele.
- Flere afdelinger, én konto
- Reception, kundeservice, udlejning eller borgerservice med hver deres kalender, telefonvært og ressourcer, samlet overblik for ledelsen.
- Roller med klart ansvar
- Personale ser daglig drift. Ledere styrer indstillinger. Kun ejeren håndterer brugere og abonnement.
- Godkendelse, hvor I vil have den
- Start med at godkende alle svarudkast. Slip rutinen fri, når tilliden er der. Reglerne kan skifte pr. kanal.
- Flersproget personale
- Referater, alarmer og daglige opsummeringer på det sprog jeres medarbejdere læser, mens kunderne mødes på deres eget.
- Overlevering uden tab
- Vagtskifte og ferie ændrer ikke, hvad kunden oplever. Historikken ligger på kunden, ikke hos den enkelte medarbejder.
- Kobling til jeres hverdag
- Import af eksisterende kartotek, eksport når som helst, og tilslutning af jeres nuværende telefonnumre og mailadresser.
Sådan kommer I i gang.
Opsætningen sker sammen med os. I beskriver jeres hverdag med almindelige ord, ikke i teknisk sprog.
Gennemgang og opsætning
Vi kortlægger afdelinger, kanaler, åbningstider og viden. Roller oprettes, telefonnumre og mail kobles på, kartoteket importeres.
Pilot med godkendelse
Systemet tager imod, jeres medarbejdere godkender svarudkast og lytter referater igennem. Tonen justeres, indtil den er jeres.
Drift og opfølgning
Rutinen kører selv. Ledelsen følger svartider, belægning og tilfredshed pr. afdeling, og vi mødes fast om, hvad der skal justeres.
Jeres kunder er jeres. Også i systemet.
Kunde- og borgerdata er følsomme. Derfor er opbevaring, adgang og sletning en del af produktet, ikke et tillæg.
- Kundedata opbevares i EU, og vi sælger aldrig data videre.
- Fuld eksport og permanent sletning er indbygget og kan udføres af jer selv.
- Adgang styres af roller, og ændringer logges med bruger og tidspunkt.
- Systemet gætter aldrig på priser, fakta eller sagsforhold, det ikke har fået af jer.
- Databehandleraftale som en del af aftalegrundlaget.
EUKundedata opbevares i EU
Tre rollerEjer, leder og personale, med tydelig adskillelse
Hver ændringLogges i en audit-log med bruger og tidspunkt
Ét klikEksport af hele kartoteket eller sletning af en kunde
Kort og ærligt
Er det her kunstig intelligens?
Under motorhjelmen bruger systemet kunstig intelligens til at forstå og formulere svar, men I bestemmer. Svarudkast kan godkendes, tonen er jeres, og systemet gætter aldrig på fakta, det ikke har fået. Tænk på det som en veloplært receptionist med en klar instruks.
Kan vi styre, hvad der kører automatisk?
Ja, pr. kanal og pr. afdeling. Mange starter med at godkende alt og slipper rutinen fri, efterhånden som tilliden er der. Beder en kunde om at tale med et menneske, tages navn og nummer, og den ansvarlige får besked.
Hvordan passer det med vores nuværende telefoni og mail?
Jeres eksisterende numre og adresser kobles på. Vi gennemgår opsætningen sammen med jer, så viderestilling, hovednummer og afdelingsnumre fungerer som i dag, bare med et system bagved.
Hvad med vores data?
Kundedata opbevares i EU, og kartoteket er jeres: fuld eksport og permanent sletning er indbygget. Vi indgår databehandleraftale og sælger aldrig data videre.
Hvor hurtigt kan vi starte?
Det afhænger af, hvor mange afdelinger og kanaler der skal med. Vi lægger en plan ved den første gennemgang, og de fleste er i drift kort efter opsætningen.
Se systemet med jeres egen organisation som eksempel.
Book en gennemgang på 30 minutter. Vi viser telefonvært, indbakke og overblik sat op med jeres afdelinger og kanaler, og I får et konkret oplæg til forløb og aftale bagefter.
Vil I hellere klikke selv? Prøv demoen.