Privatlivspolitik

Valiss Manager drives af Trustbox ApS, CVR 37588822, Maglebjergvej 6, 2800 Kongens Lyngby ("Valiss", "vi"). Denne politik beskriver, hvordan personoplysninger behandles på platformen.

Roller

Den virksomhed, du booker hos eller kontakter (restauranten, salonen, klinikken), er dataansvarlig for dine oplysninger. Valiss er databehandler og behandler kun oplysninger efter instruks fra virksomheden. En databehandleraftale (DPA) indgår i alle abonnementer.

For de oplysninger, vi selv indsamler om virksomhedens egne brugere af platformen (kontooplysninger, login, fakturering og support), er Trustbox ApS derimod dataansvarlig. Fakturerings- og bogføringsmateriale opbevares i 5 år efter regnskabsårets udløb, jf. bogføringsloven.

Hvilke oplysninger

Ved booking eller henvendelse behandles: navn, telefonnummer, e-mail, bookingdetaljer (dato, tid, antal), eventuelle noter du selv oplyser (fx allergier), samt kommunikationshistorik på de kanaler du selv benytter (telefon, e-mail, SMS, sociale medier). Der oprettes ingen brugerkonto for gæster, og der anvendes kun essentielle cookies (session) — ingen tracking.

AI-behandling

Henvendelser kan besvares af en AI-assistent på vegne af virksomheden. Behandlingen sker via virksomhedens valgte AI-leverandør. Telefonopkald kan blive behandlet i realtid af en AI-stemmeassistent; det fremgår af samtalen, at du taler med en assistent, hvis du spørger.

Opbevaring og sletning

Oplysninger opbevares som udgangspunkt i 24 måneder efter seneste aktivitet, medmindre virksomheden har fastsat en kortere periode. Data hostes på servere i EU. Du kan til enhver tid anmode virksomheden om indsigt, berigtigelse eller sletning — sletning gennemføres senest 30 dage efter anmodning. Kontakt virksomheden direkte, eller skriv til privatliv@valiss.co, hvis du ikke kan komme i kontakt med virksomheden.

Databehandlere

Valiss anvender underdatabehandlere til drift (hosting og opbevaring i EU), udsendelse af e-mail/SMS og AI-behandling. En opdateret liste findes på valiss.co/da/dpa.

Underdatabehandlere og internationale overførsler

Vi anvender et begrænset antal underdatabehandlere under skriftlige databehandleraftaler: hosting og drift i EU, AI-leverandører (OpenAI og Google) til svar-forslag og telefonassistance, telefoni- og SMS-formidling (Twilio), e-mail-udsendelse (virksomhedens egen udbyder eller SendGrid) samt Meta-platformene, hvor virksomheden har forbundet disse kanaler. Hvor en leverandør er placeret uden for EU/EØS (fx USA), er overførslen dækket af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller EU-US Data Privacy Framework. En opdateret liste kan fås via hello@valiss.co.

Automatiske svar og afgørelser

Systemet kan formulere svar og oprette bookinger automatisk, men der træffes ingen automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig. Ved henvendelser kan du altid bede om at blive kontaktet af et menneske fra virksomheden.

Klage

Du kan klage over behandlingen af dine oplysninger til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.